Parce que les importateurs – pas leurs
courtiers, pas leurs fournisseurs – sont responsables de la conformité douanière, de saines pratiques de conformité doivent être tissées dans la culture de toute entreprise de transport transfrontalier de marchandises.
La création d’un programme de conformité aidera à assurer que tout le monde dans votre entreprise respecte les lois et réglementations qui vous gouvernent. Et l’adoption de pratiques constantes au sein de votre entreprise contribuera à atténuer les risques inutiles et la responsabilité aux yeux de l’
Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).
Un manuel de conformité est une partie essentielle de votre programme de conformité.
Un manuel de conformité sert de référence pour communiquer à votre personnel la façon dont l’entreprise gère les valeurs en douane, la classification, l’origine et les affectations de tarifs, ainsi que la méthode et le raisonnement connexes.Un manuel de conformité documente ce qui a eu lieu dans le passé et ce qui a toujours lieu pour respecter les exigences de conformité.
Un manuel de conformité devrait inclure, pour commencer, toutes les procédures et toute la documentation de l’entreprise relatives aux points suivants :
- le RSAP (Régime de sanctions administratives pécuniaires)
- les numéros d’entreprise (NE) et leurs corrections
- les procédures du Relevé détaillé de rajustement (RDR)
- la gestion des dossiers
- l’ALÉNA et autres accords de libre-échange
- les ajustements après écriture, les remboursements et les corrections B2
- les procédures opérationnelles normalisées (voir ci-dessous)
Les professionnels de conformité de votre entreprise peuvent préciser d’autres renseignements pertinents qui devraient être inclus dans le plan de conformité de votre entreprise.
Les procédures opérationnelles normalisées (PON) sont un élément clé d’un plan de conformité efficace et devraient être énoncées dans le manuel de conformité.
Les PON procurent une explication détaillée de la façon dont la politique est mise en œuvre par votre entreprise.Des PON efficaces communiquent tous les aspects du plan de conformité de l’entreprise, y compris :
- qui effectuera chaque tâche;
- où la tâche aura lieu;
- quand la tâche sera effectuée;
- la façon dont l’employé effectuera la tâche;
- toute la documentation qui indique que la tâche a été effectuée.
La conformité n’est pas une intervention ponctuelle, mais un processus continu.Les pratiques de conformité doivent être mises en œuvre sur l’ensemble de l’entreprise et être continuellement révisées. Vous assurerez ainsi qu’elle satisfont aux exigences de l’ASFC et sont appliquées de façon cohérente par tous les employés.
Instaurez un programme de conformité dès aujourd’hui.
Don’t let poor compliance practices affect your business and impact your reputation. Ensure the alignment between your business polices and customs regulations by developing a Compliance Manual that includes SOP.