Les 5 éléments essentiels en matière de logistique pour les entreprises de commerce de détail

Le monde entier s’adapte aux circonstances nouvelles et changeantes de la pandémie de coronavirus, y compris les commerces de détail.

• De nombreuses entreprises préfèrent désormais vendre en ligne plutôt que dans les magasins physiques classiques. 
• Les expéditions en provenance d’Extrême-Orient, qui auparavant transitaient par les entrepôts de Vancouver, sont désormais expédiées directement vers les centres de traitement des commandes au Canada et plus particulièrement vers les terminaux de la côte Est. 
• Les problèmes de communication signifient que votre courtier en douane et votre transitaire devront consacrer du temps à la recherche des informations et des documents commerciaux nécessaires. Une bonne communication permet d’économiser du temps et de l’argent.

Si le secteur de la vente au détail s’adapte rapidement à un monde qui change, les éléments essentiels pour une chaîne d’approvisionnement fluide sont les mêmes.

Les 5 meilleures pratiques logistiques pour le commerce de détail

1. La communication est essentielle.

La communication et les échanges d’informations précis et complets sont les facteurs les plus importants de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement de la vente au détail. Sans quoi, des erreurs et des retards surviennent, ce qui affecte la circulation de vos marchandises.

Les entreprises de commerce de détail doivent veiller à maintenir une communication ouverte avec toutes les parties impliquées dans le transport transfrontalier de marchandises, notamment en :

• les expéditeurs, 
• Fournisseurs, 
• transporteurs et 
• Courtiers en douane.  

Attention aux problèmes de communication entre le transitaire et le transporteur proprement dit, qui peuvent entraîner des problèmes supplémentaires au niveau du dédouanement et des retards de service. Veillez également à ce que vos partenaires disposent de toutes les informations nécessaires; une information incomplète est tout aussi préjudiciable qu’une information inexacte.

Les problèmes de communication signifient que votre courtier en douane et votre transitaire devront consacrer du temps à la recherche des informations et des documents commerciaux nécessaires. Une bonne communication permet d’économiser du temps et de l’argent.

2. Renseignez-vous.

En tant qu’importateur, vous devez vous informer. Renseignez-vous avant de créer ou de développer votre entreprise, et avant de changer d’orientation en réponse à l’évolution du marché. 

Il faut bien connaître :

• les exigences et réglementations nationales qui pourraient avoir une incidence sur l’importation de vos marchandises au Canada, telles que le marquage, l’étiquetage, les permis, les certifications, les licences, les approbations, etc.
• Les coûts (surtout ceux qui sont indirects) pour faire entrer les marchandises dans le pays;
• Formalités douanières; 
• Les processus opérationnels; et 
• les conditions requises par l’ASFC pour assurer un dédouanement rapide et efficace. 

Faites appel à vos prestataires de services pour en savoir plus sur le sujet :

• Il faut savoir quels documents sont nécessaire avant de faire expédier vos marchandises.
• Poser beaucoup de questions.

Les entreprises de commerce de détail doivent également tenir compte des délais de transit. Parfois, l’expédition des marchandises peut prendre plus de temps. Parfois, les marchandises sont arrêtées et examinées à la douane, ce qui peut entraîner des retards. Une bonne communication et être bien renseigné vous permettront d’être prêt à toute éventualité.

3. Faites preuve d’initiative plutôt que de réactivité.

Anticiper les problèmes et les changements permet à votre entreprise d’être beaucoup plus réactive si vous devez réagir rapidement :

• Élaborant et suivant des procédures opérationnelles normalisées (PON) précises.
• Maintenir les lignes de communication ouvertes dans l’éventualité d’un retard ou d’une escalade.
• Mettre en place un mécanisme de retour d’information clair et fiable.
• Établissez une base de données permanente et actualisée des produits expédiés avec vos partenaires commerciaux.
• Assurez-vous que vos partenaires logistiques disposent d’informations sur les produits en amont afin de garantir un dédouanement sans heurts. Cela permet à votre courtier en douane de disposer en permanence d’informations actualisées et précises sur les produits et sur les opérations de dédouanement correspondantes.

4. Veillez à ce que vos documents soient en règle (et à ce qu’ils le restent).

Une des erreurs les plus fréquentes de certaines entreprises est de ne pas envoyer les bons documents à temps à leur courtier en douane avant l’arrivée des marchandises à la frontière. Il peut s’agir soit de documents de dédouanement manquants, soit d’informations manquantes sur les documents nécessaires pour que les marchandises soient dédouanées à temps.

• Veillez à ce que vos documents de dédouanement soient toujours concordants et complets.
• Veillez à inclure toutes les informations nécessaires, telles que : descriptions, valeurs, origines, devises, etc.  
• En cas de divergence entre les documents, assurez-vous d’avoir mis en place un mécanisme de traitement des exceptions.
• Fournissez à votre courtier en douane tous les permis, certificats ou licences nécessaires avant l’arrivée et n’oubliez pas que des originaux peuvent être exigés.
• Travailler directement avec les fournisseurs de services logistiques et autres fournisseurs pour résoudre les problèmes en suspens afin d’éviter de futurs retards dans les expéditions.

Attention...un des problèmes les plus fréquents est l’incapacité du transporteur à envoyer aux courtiers en douane le connaissement et les documents douaniers nécessaires dans les deux heures suivant l’arrivée à la frontière, comme l’exige l’ASFC. Ce genre de retard dans les formalités administratives entraîne des tensions au niveau opérationnel, car il faut tenter de dédouaner l’envoi à temps avant que le transporteur n’arrive à la frontière. 

5. Permis ou pas de permis

L’importation de marchandises qui nécessitent des permis, des licences ou des certificats peut compliquer encore plus le processus d’importation.

Certains importateurs choisissent des produits qui ne nécessitent pas de permis. Ce choix délibéré permet de simplifier considérablement la procédure de dédouanement. C’est une méthode qui permet de simplifier la logistique de l’importation des produits de détail.

Chez Cole International, nous sommes fiers d’être un prestataire de services logistiques complets intégrant l’expédition de fret et le courtage en douane pour servir les entreprises de commerce de détail en Amérique du Nord.

 Logistique pour le commerce de détail. C’est notre spécialité.

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