Deux des documents le plus souvent confondus dans le commerce sont la facture pro forma et la facture commerciale.
Bien qu’elles puissent paraître similaires, elles servent à des fins très différentes.
Une facture pro forma peut être utile pour la planification, mais elle ne sera pas acceptée comme document douanier officiel, et, lors de l’expédition au Canada, vos marchandises peuvent être retenues ou retardées à la frontière jusqu’à ce que vous fournissiez une facture commerciale appropriée.
Dans cet article, nous décomposons ce qu’elles sont et soulignons les différences entre elles, afin que vous ayez plus de clarté et de confiance dans la préparation des bons documents pour vos envois.
Une facture pro forma est un document préliminaire délivré par le vendeur (exportateur) à l’acheteur potentiel avant l’expédition des marchandises.
Puisqu’elle est principalement utilisée comme un devis ou une offre, la facture pro forma comprendra généralement :
En bref, cela permet à l’acheteur d’avoir une compréhension claire des marchandises, des coûts et des conditions avant de procéder à un achat ou d’organiser l’expédition.
Une facture commerciale est le document officiel qui enregistre la vente réelle entre l’exportateur et l’importateur.
Il s’agit du document principal utilisé par les autorités douanières pour évaluer, vérifier et dédouaner les expéditions.
Au Canada, la facture commerciale doit satisfaire aux exigences décrites dans le Mémorandum D1-4-1 de l’ASFC, qui comprennent :
Si la facture commerciale d’un fournisseur ne contient pas de champs obligatoires, vous devrez peut-être fournir une facture des douanes canadiennes (FDC/Formulaire CI1) à la place.
Une facture pro forma et une facture commerciale ont des objectifs différents.
Voici les principales différences entre eux :
La facture pro forma vient en premier. Elle est émise avant l’expédition des marchandises et avant que la vente ne soit définitive. Considérez cela comme une partie de la phase de négociation.
La facture commerciale intervient plus tard, une fois la vente conclue et les marchandises prêtes à être expédiées.
La facture pro forma est simplement un devis. Cela crée des attentes mais n’entraîne aucune responsabilité légale ou douanière.
La facture commerciale, en revanche, est le registre officiel de la transaction. Elle prouve la propriété, montre la valeur finale des biens et établit les obligations.
L’ASFC n’accepte pas une facture pro forma comme document principal pour le dédouanement.
Seule une facture commerciale (ou CI1, si nécessaire) est acceptée pour évaluer les droits, vérifier la classification et autoriser la mainlevée, comme indiqué dans le Mémorandum D17-1-4 sur la mainlevée des marchandises commerciales.
Lorsqu’un envoi est présenté avec une facture commerciale manquante ou incomplète, l’ASFC peut retenir les marchandises jusqu’à ce que des corrections soient apportées ou demander un CI1 pour fournir les données manquantes.
Les factures pro forma ne sont normalement pas enregistrées dans les systèmes comptables officiels. Il s’agit d’estimations ou d’offres de prix.
Les factures commerciales sont enregistrées sous forme de ventes ou de coût des marchandises et font partie de vos dossiers comptables, d’audit et fiscaux.
Si vous présentez un document erroné à la frontière, vos marchandises pourraient être retenues. Cela peut signifier des frais de stockage, des frais de surestaries et des clients frustrés qui attendent des livraisons retardées.
C’est là que nous intervenons.
Chez Cole International, nous fournissons des solutions d’expédition de fret pour aider les entreprises comme la vôtre à parcourir l’ensemble du cheminement d’expédition, y compris la préparation de la documentation.
Notre équipe peut travailler avec vous pour :
Notre objectif est de vous aider à expédier vos marchandises de manière plus intelligente et plus rapide.
Si vous expédiez des marchandises au Canada, contactez l’un de nos professionnels du commerce pour en savoir plus sur les factures pro forma et vous assurer que vos factures commerciales répondent aux exigences de l’ASFC.