Les différences entre une facture pro forma et une facture commerciale
Deux des documents les plus souvent confondus dans le commerce sont la facture pro forma et la facture commerciale.
Bien qu’ils puissent paraître similaires, ils servent à des fins très différentes.
Une facture pro forma peut être utile pour la planification, mais elle ne sera pas acceptée comme document douanier officiel.—et, lors de l'expédition au Canada, vos marchandises peuvent être retenues ou retardées à la frontière jusqu'à ce que vous fournissiez une facture commerciale appropriée.
Dans cet article, nous décomposons ce qu'est chacun d'eux et soulignons les différences entre eux, afin que vous ayez plus de clarté et de confiance dans la préparation des bons documents pour vos envois.
Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?
Une facture pro forma est une document préliminaire délivré par le vendeur (exportateur) à l'acheteur potentiel avant l'expédition des marchandises.
Puisqu’elle est principalement utilisée comme un devis ou une offre, la facture pro forma comprendra généralement :
- Description, quantités et spécifications de ce qui sera vendu
- Prix unitaire et coût total estimé
- Frais d'expédition, frais de manutention et autres coûts
- Conditions de vente et de paiement
- Date de livraison estimée
- Autres détails logistiques
En bref, cela permet à l’acheteur d’avoir une compréhension claire des marchandises, des coûts et des conditions avant de procéder à un achat ou d’organiser l’expédition.
Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?
UN facture commerciale est le document officiel qui enregistre le vente réelle entre l'exportateur et l'importateur.
Il s’agit du document principal utilisé par les autorités douanières pour évaluer, vérifier et dédouaner les expéditions.
Au Canada, la facture commerciale doit satisfaire aux exigences décrites dans la politique de l’ASFC. Mémorandum D1-4-1, qui comprennent :
- Détails du fournisseur
- Détails du destinataire
- Description détaillée des marchandises (y compris Code SH)
- Quantités et prix unitaire
- Valeur totale de la facture et devise de règlement
- Pays d’origine
- Conditions de vente et de paiement
Si la facture commerciale d’un fournisseur ne contient pas de champs obligatoires, vous devrez peut-être fournir un Facture des douanes canadiennes (CCI/Formulaire CI1) à la place.
Facture pro forma vs facture commerciale
Une facture pro forma et une facture commerciale ont des objectifs différents.
Voici les principales différences entre eux :
Délais
Le facture pro forma vient en premier. Il est émis avant l’expédition des marchandises et avant que la vente ne soit définitive. Considérez cela comme une partie de la phase de négociation.
Le facture commerciale intervient plus tard, une fois la vente conclue et les marchandises prêtes à être expédiées.
But
La facture pro forma est essentiellement une citation. Cela crée des attentes mais n’entraîne aucune responsabilité légale ou douanière.
La facture commerciale, en revanche, est la registre officiel de la transaction. Il prouve la propriété, montre la valeur finale des biens et établit les obligations.
Rôle des douanes
L'ASFC le fait ne pas accepter une facture pro forma comme document principal pour le dédouanement.
Seule une facture commerciale (ou CI1, si nécessaire) est acceptée pour évaluer les droits, vérifier la classification et autoriser la mainlevée, comme indiqué dans Mémorandum D17-1-4 sur la mainlevée des marchandises commerciales.
Lorsqu'un envoi est présenté avec une facture commerciale manquante ou incomplète, l'ASFC peut retenir les marchandises jusqu'à ce que des corrections soient apportées ou demander un CI1 pour fournir les données manquantes.
Dossiers financiers
Les factures pro forma sont normalement pas enregistré dans les systèmes comptables officiels. Il s’agit d’estimations ou d’offres de prix.
Factures commerciales sont enregistrés sous forme de ventes ou de coût des marchandises et font partie de vos dossiers comptables, d'audit et fiscaux.
Comment Cole International peut vous aider
Si vous présentez un document erroné à la frontière, vos marchandises pourraient être retenues. Cela peut signifier des frais de stockage, surestaries frais et clients frustrés qui attendent des livraisons retardées.
C'est là que nous intervenons.
Chez Cole International, nous fournissons solutions d'expédition de fret pour aider les entreprises comme la vôtre à parcourir l’ensemble du parcours d’expédition, y compris la préparation de la documentation.
Notre équipe peut travailler avec vous pour :
- Comprendre le fonctionnement d'une facture pro forma
- Préparez des factures commerciales conformes pour vos expéditions
- Coordonner le flux de documents tout au long de votre chaîne d'approvisionnement
- Assurez-vous que vos envois soient expédiés à temps, sans surprises
Notre objectif est de vous aider à expédier vos marchandises de manière plus intelligente et plus rapide.
Si vous expédiez des marchandises au Canada, contactez l'un de nos professionnels du commerce pour en savoir plus sur les factures pro forma et vous assurer que vos factures commerciales répondent aux exigences de l'ASFC.
