Que vous soyez un importateur résident ou non-résident, vous devez conserver les documents relatifs à vos importations commerciales pendant six ans après l’importation, dans un format et à un endroit qui peuvent être produits sur demande.
Savoir combien de temps conserver vos documents d’importation est l’une des obligations de conformité les plus importantes qui vous incombent en tant qu’importateur canadien.
Il existe des exigences spécifiques concernant les documents que vous devez conserver, la manière de les tenir et l’endroit où vous pouvez les stocker.
Cela s’applique que vous dirigiez une grande entreprise, une petite entreprise ou que vous soyez un importateur non-résident (INR) amenant des marchandises commerciales au Canada.
L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) peut effectuer des vérifications et des audits des années après que vos marchandises ont franchi la frontière, et l’absence de documents lors d’un audit peut entraîner des sanctions importantes.
Cet article aborde la durée de conservation des documents d’importation, les documents à conserver, comment et où les stocker, et les conséquences d’une perte.
Selon le Règlement sur l’enregistrement des marchandises importées, vous devez conserver tous les documents relatifs à vos importations commerciales pour six ans suite à l’importation de vos marchandises.
Par exemple, si vous avez importé des marchandises le 15 janvier 2026, vous devez conserver tous les documents y afférents jusqu’au 15 janvier 2032 au moins.
Il s’agit d’une obligation légale qui s’applique à tous les importateurs officiels au Canada, résidents ou non.
La réglementation vous oblige à conserver tous les documents relatifs à :
Le terme archives désigne les comptes, accords, livres, graphiques ou tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes de service, plans, déclarations, relevés, télégrammes, pièces justificatives et tout autre document contenant des informations, quel que soit son format.
Vous pouvez conserver vos enregistrements d’importation dans différents formats. L’important, c’est que les agents de l’ASFC puissent facilement accéder à l’information dont ils ont besoin.
Les formats acceptables sont les suivants :
Quel que soit le format, vos documents doivent être conservés de manière à permettre à l’ASFC d’obtenir ou de vérifier les renseignements utilisés pour déterminer les droits payés, à payer, reportés, remboursés ou exonérés.
Veuillez noter que le portail client GCRA (PCG) n’est pas un système de tenue de registres et que vous devez tenir vos propres registres séparément.
Idéalement, vous devez conserver les documents relatifs aux importations à votre lieu d’affaires au Canada.
Cela désigne tous les locaux, installations ou équipements utilisés pour l’exercice de votre activité, qu’ils vous appartiennent, soient loués ou autrement à votre disposition.
Vous pouvez demander l’autorisation de stocker des documents ailleurs en soumettant le formulaire BSF900 via le PCG.
D’autres options existent, notamment un autre endroit au Canada (comme le bureau de votre courtier en douane), aux États-Unis ou au Mexique.
Veuillez noter que les boîtes postales et les services de réexpédition du courrier ne sont pas des lieux de stockage acceptables.
Si vous êtes un importateur non-résident (INR), vous avez les mêmes obligations que les importateurs résidents canadiens.
Cela signifie que vous devez désigner un lieu au Canada où vos dossiers seront conservés, généralement par l’intermédiaire d’un courtier en douane agréé ou d’un autre agent autorisé.
Toutefois, même en faisant appel à un courtier ou à un agent, vous restez entièrement responsable du respect de toutes les obligations légales.
Si vous conservez des documents sur un serveur situé à l’extérieur du Canada, vous devez en fournir des copies à l’ASFC au Canada dans un format électronique lisible et utilisable.
La perte de vos documents relatifs à l’importation peut entraîner de graves problèmes pour votre entreprise.
Si l’ASFC effectue une vérification et que vous ne pouvez pas fournir les documents requis, vous pourriez faire face aux conséquences suivantes :
Chez Cole International, nous proposons des services de courtage en douane et de conseil en commerce international pour aider les entreprises canadiennes à importer en toute confiance, à rester conformes à la réglementation et à éviter les erreurs coûteuses.
Notre équipe peut travailler avec vous pour :
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