Comment créer une piste de vérification à toute épreuve pour l'ASFC
Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?
Une « piste de vérification », selon la perception de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), signifie le suivi d'une commande particulière de sa conception à son achèvement, y compris :
- Le bon de commande (PO) émis par l'importateur officiel à son fournisseur
- Le paiement des marchandises
- Tous les documents pertinents pour le mouvement complet, le dédouanement et la livraison des marchandises à partir de la date d'expédition directe au Canada jusqu'à la livraison finale à l'importateur officiel.
Gardez à l'esprit qu'une piste d'audit ne se termine pas une fois que les marchandises sont livrées et payées.
Tout excédent ou manque au moment de la livraison doit être documenté et signalé à l'ASFC. De plus, toute activité supplémentaire, telle que des corrections ou des ajustements à la transaction d'origine, doit être incluse dans la piste de vérification.
Comment les importateurs créent-ils une piste d'audit à toute épreuve ?
Lorsque vous passez une commande internationale, créez un fichier pour inclure tous les documents mentionnés ci-dessus.
Il devrait être traçable par le numéro de transaction des douanes B3 lorsque les marchandises sont entrées au Canada. Il peut également être suivi par le numéro de bon de commande, à condition que le fichier contienne une référence croisée claire au numéro de transaction douanière.
Comment les importateurs maintiennent-ils une piste d'audit ?
En d'autres termes : quelles pratiques devez-vous mettre en place pour en faire une bonne pratique interne à l'entreprise ?
- Créer une procédure d'exploitation standard (SOP) pour la gestion des commandes internationales.
- Désignez du personnel pour qu'il utilise une liste de contrôle pour s'assurer que tous les fichiers sont suivis.
- Vous pouvez créer une liste de contrôle de feuille de calcul dans votre système d'entreprise pour suivre les données pertinentes et conserver les enregistrements pertinents associés.
- Si un élément n'est pas complété, le fichier peut être créé avec des garanties pour exiger cette information avant que le bon de commande puisse être fermé.
Pourquoi est-il important d'avoir une piste d'audit ?
Premièrement et surtout, l'ASFC exige que les registres de toutes les transactions soient conservés pendant une période d'au moins 6 années civiles complètes à compter de la date de comptabilisation (date de paiement des droits).
Si l'ASFC demande des copies d'un certain dossier et que vous ne les avez pas, des pénalités en vertu de la contravention C160 du Régime de sanctions administratives pécuniaires (RSAP) seront imposées. La pénalité pour la contravention C160 est de 25 000 $ CA. Aie.
Il convient également de se rappeler que tout ajustement de la transaction d'origine doit être visible à des fins comptables afin de garantir l'exactitude des enregistrements comptables. Le fait de ne pas avoir de dossiers complets peut également avoir des effets qui se répercutent sur l'Agence du revenu du Canada (ARC) et d'autres organismes gouvernementaux.
Nous sommes là pour vous aider !
L'unité de réponse aux audits dédiée de Cole est là pour aider les importateurs dans le cas où ils ont été choisis pour une vérification de conformité commerciale.
Nous pouvons effectuer une analyse de vos pratiques actuelles et déterminer comment une piste d'audit peut être mise en œuvre pour assurer la conformité. Nous pouvons également fournir un cadre et vous aider à mettre en œuvre les meilleures pratiques pour votre modèle d'entreprise spécifique.
Nous comprenons les risques et les coûts potentiels pour une entreprise confrontée à une vérification de la conformité commerciale (parfois appelée audit). Contactez dès aujourd'hui l'un de nos professionnels expérimentés des douanes.
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