La tenue des registres : un guide
Il faut absolument conserver une trace écrite de la documentation à titre d’importateur ou d’exportateur.Si vous faites l’objet d’une vérification, vous devez avoir à portée de main vos registres clairs et complets.Quels documents doivent être conservés? Et pour combien de temps? Cette semaine, nous vous proposons un guide clair pour une tenue de registres impeccable.
Qu’est-ce que « registres » signifie?
Dans un sens large, vous devez conserver la documentation de toutes les activités liées aux démarche d’importation d’exportation.
Comprend les documents relatifs à :
- Les quantités de marchandises reçues, le prix payé, le pays d’origine, le fournisseur, le produit et tous les autres renseignements connexes;
- Toute importation, déclaration ou entrée;
- Le transport ou le stockage des marchandises transportées;
- La demande du droit de remboursement des taxes à l’importation de toute nature;
- La rédaction et la signature d’une preuve d’origine pour l’Accord de libre-échange;
- La collecte et le paiement des droits et des taxes aux agences frontalières; et
- toute autre activité soumise à des lois ou des règlements mis en application par les services frontaliers.
La documentation à conserver peut inclure :
- déclarations, documents;
- données générées par voie électronique ou lisibles par machine;
- Informations ou données stockées ou transmises par voie électronique;
- livres, papiers, correspondance;
- comptes, données comptables;
- Les données techniques; et
- programmes informatiques nécessaires pour récupérer des renseignements utilisables
À qui incombe la responsabilité de tenir les registres?
En général, les registres doivent être conservés et maintenus si vous êtes :
- un propriétaire, un importateur, un exportateur, le destinataire, l’importateur officiel, le déclarant d’entrées ou toute autre personne qui :
- importations/exportations de marchandises, déposer une demande de remboursement des droits d’importation ou des taxes, stocker des marchandises transportées ou détenues sous douane.
les organismes frontaliers peuvent également permettre à un agent de maintenir et de conserver vos registres en votre nom, comme un courtier ou un conseiller en douane, pourvu que les demandes appropriées aient été acheminées au CBP et à l’ASFC.
Combien de temps dois-je conserver mes registres?
Les services frontaliers américains (CBP) exigent que les documents soient conservés pendant cinq ans à compter de la date de leur dépôt.
L’Agence canadienne (ASFC) exige qu’ils soient conservés six ans après l’année en cours à la date d’importation (mainlevée douanière).
Que faire si j’ai besoin d’aide?
Il y a beaucoup de ressources pour vous guider dans la tenue de registres.
En plus de guides sur l’importation et l’exportation, l’ASFC a publié récemment les notes suivantes :
- La tenue de registres au Canada par les importateurs
- Tenue des registres et livres au Canada par les exportateurs et les producteurs
Le CBP a publié un document PDF détaillé :
Si vous êtes à la recherche d’un soutien sur la tenue de registres, nous pouvons vous aider.
Nos professionnels de la douane des deux côtés de la frontière sont prêts à effectuer votre tenue de registres sans encombre.
La tenue de registres.C’est notre spécialité.
Informations fournies par :Service-conseil en matière de douane - Cole International
