Comment m’assurer que ma déclaration est conforme?
Derrière chaque entrée conforme aux douanes se trouve un bon programme de conformité des douanes.Votre courtier en détient un. Et vous?La réglementation douanière change continuellement. Il est donc important d’avoir un plan pour vous tenir à jour et assurer votre conformité puisqu’à titre d’importateur, vous êtes exclusivement responsable de la cargaison.Non seulement un programme de conformité réduira la probabilité de retards à la frontière et de pénalités des services douaniers, mais il améliorera aussi votre résultat net.
L’importance de la conformité
Comme vous le savez peut-être déjà, la conformité peut être la cause de plusieurs problèmes :
- Le courtier prend du temps à préparer la déclaration : si des documents sont manquants ou des informations incomplètes, ou encore si votre courtier doit faire des appels téléphoniques supplémentaires ou faire des recherches additionnelles, la transmission de la déclaration sera retardée et pourrait vous coûter plus cher.
- Délais à la frontière : si vous avez déjà développé un historique de conformité médiocre avec le service des douanes, vous subirez plus d’examens à la frontière.Ceux-ci entraînent des délais qui peuvent entraver le cours normal de vos affaires.
- Vérifications douanières : si votre déclaration a suffisamment attiré l’attention pour entraîner un audit, ceux-ci seront fréquents, longs et coûteux.C’est le type d’attention dont votre entreprise n’a vraiment pas besoin.
- Pénalités douanières en cas de non-conformité : les pénalités s’accumuleront au fil du temps si vous ne vous conformez pas à la loi relative aux douanes.Il est préférable d’éviter ce casse-tête - et ces coûts - à votre entreprise.
« Je ne le savais pas » ou « Personne ne me l’a dit » n’est jamais une excuse acceptée en cas d’erreurs à la douane. Vous êtes responsable de votre cargaison. Que vous utilisiez ou non un courtier, l’ASFC (Agence canadienne des services frontaliers) vous tiendra responsable des documents, des droits de douane et des préoccupations liés à votre cargaison. Sachez ce que vous importez ou exportez et quelles sont les exigences liées à ces marchandises. Vous êtes la personne qui connaît le mieux votre entreprise et vos produits; vous êtes donc votre meilleure ressource pour bien faire les choses.
Comment m’assurer que ma déclaration est conforme?
Vous pouvez éviter à l’avance ces problèmes grâce à un bon programme ou plan de conformité douanière.
Voici comment élaborer un plan de conformité pour votre entreprise :
- Mettez en place des procédures et des contrôles, et maintenez-les par des examens internes. Cela exige des autovérifications régulières. Grâce aux autovérifications, vous pouvez éviter des audits douaniers coûteux et exigeants en temps.
- Considérez, identifiez et hiérarchisez les zones à haut risque ou celles qui sont plus susceptibles d’attirer un audit des douanes. Vous ne pouvez pas résoudre un problème qu’il vous est impossible d’identifier. Une fois le ou les problèmes identifiés, vous serez en mesure de prendre les décisions nécessaires à leur élimination.
- Créez un plan de conformité efficient, efficace et accessible. Le plan doit être à toute épreuve, c’est-à-dire qu’il doit être fiable, peu importe les complications et problèmes qui peuvent survenir. Il doit comprendre un plan dans l’éventualité où vous êtes soumis à un audit, et contenir un plan qui vise à corriger toute non-conformité identifiée.
- Interrogez votre courtier au sujet de son programme de conformité et la façon dont il assure le bon traitement de vos expéditions. En connaissant le plan de votre courtier, vous pouvez vous assurer de créer un plan qui le complète.
- Une communication ouverte avec votre courtier et avec l’ASFC est essentielle. Développez une bonne relation avec ceux qui veilleront à acheminer vos expéditions à destination. Si vous travaillez en partenariat avec votre courtier et avec l’ASFC, ils vous rendront la pareille et limiteront les tracas auxquels votre entreprise et vous devez faire face pour importer et exporter des biens.
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Informations fournies par :Service en matière de conformité douanière – Cole International
