Explication : Remplir correctement votre facture Cole pro forma (douanes américaines)
Chez Cole International, nous pensons que plus vous en savez, mieux vos marchandises se porteront.Nos fiches explicatives fournissent des informations précieuses que vous devez connaître avant de faire le prochain pas.
Nous comprenons que le secteur de la logistique implique des processus, des réglementations et des définitions complexes qui peuvent être difficiles à comprendre.La série de fiches explicatives de Cole décortique les concepts clés en petites connaissances faciles à assimiler.
Dans ces fiches explicatives, nous examinerons les principaux aspects liés au remplissage de votre facture proforma Cole et comment éviter les erreurs courantes lors de la rédaction de ce type de paperasse.
Factures pro forma dûment remplies : du temps bien investi
Même s’il nous arrive de remplir, de nos jours, des formulaires essentiellement en ligne, dans un espace complexe comme celui de la logistique, la paperasse demeure à l’ordre du jour. Lorsque vous expédiez des marchandises d’un pays à l’autre, il est essentiel de remplir les documents nécessaires non seulement pour assurer le transport de vos marchandises, mais aussi pour les dédouaner et éviter les frais supplémentaires. Même si on a parfois l’impression que remplir de la paperasse est une perte de temps, rien ne saurait, en fait, être plus éloigné de la vérité.
Au cours de plus de soixante ans de courtage en douane, nous avons vu beaucoup de paperasse. Nous avons également constaté beaucoup de retards inutiles à la frontière en raison de documents mal remplis. Sans une facture Cole pro forma dûment remplie, nos courtiers en douane américaine ne seront peut-être pas en mesure de dédouaner l’envoi. À tout le moins, l’envoi sera retardé. Nos courtiers peuvent être amenés à vous appeler pour obtenir des renseignements supplémentaires. Cela peut souvent se traduire par des frais de communication supplémentaires qui seront facturés à vous et à votre entreprise.
Mais tout cela peut être évité en faisant preuve d’un peu de diligence de votre côté lors de la préparation de vos documents que vous remettrez à votre courtier en douane.
Évitez ces erreurs couramment commises sur les factures douanières
Nous avons constaté que les clients commettent de nombreuses erreurs récurrentes sur ces formulaires. L’erreur la plus récurrente est de ne pas indiquer le nom complet et l’adresse de l’entreprise et de ne pas indiquer le numéro de l’Internal Revenue Service (IRS) des acheteurs américains. Nous avons également constaté des lacunes dans les renseignements concernant les marchandises elles-mêmes, en n’indiquant, par exemple, que la description d’une marchandise en termes techniques ou en ne fournissant que les références des produits. Enfin, il y a souvent des questions qui restent sans réponse dans n’importe lequel de ces formulaires, comme, par exemple, omettre d’indiquer la partie responsable du paiement des frais de transport, la valeur des marchandises, etc.
Il va sans dire que si nous ne disposons pas de tous les renseignements, nous ne serons pas en mesure de vous aider de manière exhaustive.
Aidez-nous à vous aider – meilleures pratiques pour remplir votre facture Cole pro forma
N’oubliez pas que chaque importateur est unique et que ce que vous devez remplir sur vos formulaires sera différent de ce dont votre voisin importateur aura besoin d’indiquer. Les renseignements requis varient en fonction de la nature de la marchandise à expédier.
Ceci dit, voici quelques points clés desquels vous pouvez partir pour vous assurer de remplir votre facture Cole pro forma de manière précise et exhaustive:
- Toujours indiquer les noms complets et adresses de toutes les parties impliquées (vendeur, acheteur, destinataire).
- Toujours indiquer le numéro IRS de l’acheteur américain.
- Pour chaque article à expédier, indiquer :
- Pays de fabrication;
- le code du système tarifaire harmonisé (HTS) (si disponible);
- une description du produit (en termes simples);
- la quantité des marchandises à expédier;
- prix unitaire;
- Valeur totale;
- la devise de facturation.
De plus, la meilleure pratique à adopter toujours consiste simplement à éviter la précipitation et à prendre votre temps. Remplissez tous les champs vides requis et prenez soin de répondre à toutes les questions du formulaire. Passer du temps à remplir le formulaire de manière exhaustive vous fera gagner du temps et vous épargnera des tracas tout au long du processus, c’est garanti. Rappelez-vous que votre courtier en douane américaine est disponible pour vous aider ou répondre aux questions, le cas échéant.
Plus vous en savez...
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Explication : Origine des marchandises – Douanes canadiennes
Explication :quelle est la différence entre un remboursement et un remboursement de douane?
Chez Cole International, nous ne nous contentons pas de vous aider à assurer le transport de vos marchandises.Nous croyons que la formation est la clé de votre succès. Après tout, plus vous en savez, plus vous êtes en mesure de veiller à ce que vos marchandises arrivent à bon port. Nous exerçons dans le domaine du courtage en douane depuis plus d’un demi-siècle. Lorsque vous serez prêt à expédier, nous serons là pour vous aider.
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