Comment une liste de colisage peut aider ou retarder votre envoi

Une liste de colisage est un document clé dans le processus d’expédition, et chaque détail qu’elle contient compte.

Si les informations figurant sur la liste de colisage ne correspondent pas au reste de vos documents d’expédition, votre envoi risque d’être retardé.

Dans cet article, nous détaillons ce qu’une liste de colisage doit généralement inclure, cinq erreurs courantes pouvant entraîner des retards et cinq conseils pour bien rédiger votre liste de colisage.

Que contient une liste de colisage?

Une liste de colisage récapitule le contenu d’un envoi et son emballage. Elle soutient le dédouanement et les inspections.

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) peut utiliser la liste de colisage pour vérifier le contenu de l’envoi, les entrepôts peuvent l’utiliser lors de la réception des marchandises et les transporteurs ou les assureurs peuvent l’exiger pour appuyer les réclamations en cas de perte ou de dommage pendant le transport.

Il n’existe pas de modèle ou de format spécifique, mais une liste de colisage doit généralement inclure :

• Détails de l’expéditeur et du destinataire
• Numéros de référence (numéros de facture ou de bon de commande)
• Descriptions des articles
• Quantités et unités de mesure
• Poids net et brut
• Détails de l’emballage
• Dimensions par emballage
• Marques et identifiants

Si toutes les informations relatives à l’emballage figurent sur la facture, une liste de colisage séparée n’est pas nécessaire.

D’autres détails peuvent être utiles, tels que : les codes SH, des instructions de manutention spéciales ou des informations sur les marchandises dangereuses.

5 erreurs courantes dans la liste de colisage

Voici des erreurs courantes dans les listes de colisage qui peuvent entraîner des retards et, dans certains cas, augmenter votre exposition aux pénalités en vertu du système de sanctions administratives pécuniaires de l’ASFC (RSAP) :

1) Descriptions génériques

Si l’ASFC ne peut pas faire correspondre la description déclarée au contenu parce qu’elle est trop vague ou générique, des marchandises peuvent être retenues jusqu’à ce que la situation concernant l’expédition soit clarifiée.

2) Écarts de poids

Si les poids indiqués sur la liste de colisage ne correspondent pas au connaissement ou à la facture commerciale, l’envoi pourrait être signalé pour vérification.

3) Incohérences avec la facture

Si les descriptions ou les quantités ne correspondent pas à la facture commerciale, l’ASFC peut s’interroger sur la valeur déclarée ou les détails de la classification, et le dédouanement peut être retardé jusqu’à ce que vous confirmiez les détails corrects de l’expédition.

4) Détails du colis peu clairs

Si vous ne détaillez pas la répartition des articles dans les cartons ou sur les palettes, la réception d’une livraison peut s’avérer difficile et les litiges concernant les manquants ou les dommages deviennent plus difficiles à résoudre.

5) Unités incorrectes ou incohérentes

Mélanger les unités, comme les boîtes et les pièces, ou les kilogrammes et les livres, peut créer de la confusion et soulever des questions quant à l’exactitude des quantités.

5 conseils pour bien préparer votre liste de colisage

Votre liste de colisage doit être suffisamment claire pour que tout le monde puisse la comprendre et l’utiliser. Voici cinq bonnes pratiques à prendre en compte :

1) Utilisez des descriptions claires et précises

Rédigez des descriptions compréhensibles par toute personne manipulant l’envoi. Utilisez la même formulation que sur la facture commerciale et ajoutez les détails nécessaires.

2) Harmonisez les détails sur tous les documents

Avant l’expédition, veuillez vérifier les informations suivantes :

• • Facture commerciale (ce qui a été vendu)
  • Liste de colisage (ce qui était emballé)
  • Connaissement (ce que le transporteur a reçu)

Assurez-vous que les informations soient identiques dans les trois documents.

3) Facilitez la confirmation de l’emballage

S’il y a plusieurs cartons ou palettes, numérotez-les (par exemple, 1 sur 10) et expliquez ce que contient chacun. Cela simplifie la réception et facilite la confirmation des manquants ou des dommages.

4) Veillez à ce que les unités et les totaux soient bien visibles

Utilisez les mêmes unités dans tous les documents. Ne mélangez pas les pièces et les boîtes sans expliquer le nombre de pièces par paquet. N’intervertissez pas les kilogrammes et les livres. Et assurez-vous que les totaux correspondent.

5) Signalez les envois nécessitant plus de détails

Si l’envoi est mixte, de grande valeur ou susceptible d’être contrôlé, votre transitaire ou votre courtier en douane pourrait avoir besoin de renseignements supplémentaires au préalable.

Comment nous pouvons vous aider

Chez Cole International, nous proposons des services de transport de marchandises pour aider les entreprises canadiennes à planifier et à documenter leurs expéditions afin de réduire les surprises et les retards à la frontière.

Notre équipe peut travailler avec vous pour :

• Vérifiez votre liste de colisage avec les autres documents d’expédition
• Coordonner avec les transporteurs la manutention et la livraison des expéditions
• Signalez les risques au plus tôt avant qu’ils ne se transforment en retards ou en litiges

Nous ne croyons pas aux conjectures. Nous réussissons du premier coup.

Contactez l’un de nos professionnels du commerce pour vérifier votre liste de colisage et s’assurer qu’elle correspond bien à vos autres documents d’expédition.