Vous utilisez les Incoterms?Évitez ces problèmes courants
Notre équipe chargée du fret rencontre souvent des importateurs qui ne connaissent pas leurs conditions de vente et n’utilisent donc pas le bon Incoterm. En sachant où se situe votre responsabilité et en suivant une formation adéquate sur les Incoterms, vous contribuerez à faciliter le transport de vos marchandises, ce qui est particulièrement utile lorsque l’espace est limité.
Faites-vous ces erreurs courantes liées aux Incoterms?
Que vous soyez un importateur ou un exportateur, chaque fois que vous déplacez des marchandises, de nombreux détails se rapportent à chaque transaction. Il n’est que trop facile pour certains de ces détails de passer à travers les mailles du filet. Pour bon nombre d’entreprises, les Incoterms constituent l’un de ces détails particulièrement glissants.
Les Incoterms (ou International Commercial Terms) sont des termes spécifiques utilisés dans les transactions commerciales internationales. En termes simples, ce sont des acronymes formés de trois lettres utilisées pour communiquer clairement les risques, les coûts et les tâches liés au transport international et la livraison des marchandises.
Les Incoterms posent de nombreux problèmes courants à nos clients. Par exemple, il arrive que le personnel chargé de l’expédition et de la réception ne connaisse pas les termes d’une vente ou d’un achat, surtout si ces termes ont été générés dans un siège social centralisé. Dans un tel cas, des lacunes dans la communication concernant la responsabilité de l’acheteur et du destinataire, ainsi que d’autres lacunes dans la communication (par exemple, la compréhension de l’intention de l’acheteur) pourraient conduire par inadvertance à l’utilisation d’un Incoterm incorrect.
Une autre source d’erreur fréquente est la compréhension de la nature des Incoterms eux-mêmes. Bien que les Incoterms soient des règles que les entreprises peuvent utiliser et qui les guident, ils ne représentent pas des contrats. Cela prête souvent à confusion, en particulier si vous avez conclu des accords de service ou de pièces détachées dont les conditions générales remplacent un Incoterm.
Le principal problème auquel sont confrontées la plupart des entreprises qui s’efforcent d’appliquer correctement les Incoterms est qu’elles ne savent tout simplement pas où obtenir des informations sur les Incoterms. Certaines explications peuvent sembler trop compliquées ou déroutantes. Le transport de marchandises et toute activité dans le domaine de la logistique peuvent rapidement sembler insurmontables si l’on n’y prête pas attention, et les Incoterms n’y changent pas grand chose.
Parmi les autres exemples d’erreurs commises par les entreprises en matière d’Incoterms, citons l’utilisation du rendu droits acquittés (DDP) comme un « fourre-tout » pour le risque. Bien que le DDP fasse peser le risque sur les vendeurs, les acheteurs perdent le contrôle de la date d’arrivée de leurs marchandises et des retards surviennent souvent, car de nombreux pays n’autorisent pas les sociétés étrangères à agir en tant qu’importateurs. En outre, les vendeurs réalisent souvent des bénéfices supplémentaires en majorant leurs coûts logistiques.
Un autre Incoterm couramment utilisé à mauvais escient est franco à bord (FOB). Parce que le terme FOB dans les Incoterms diffère de FOB dans le Uniform Commercial Code (UCC), cet Incoterm est utilisé de manière abusive au quotidien! Dans les Incoterms, FOB doit être utilisé pour les marchandises transitant par voie maritime/navigable, mais dans le cadre de l’UCC américain, FOB peut être utilisé pour n’importe quel mode de transport. Nous voyons souvent des acheteurs ou des vendeurs utiliser cet Incoterm de manière abusive, dans l’expression, la version et le lieu de l’accord. Si une expression correcte de l’Incoterm peut conduire à des attentes plus claires pour les deux parties, l’inverse peut mettre à mal les relations entre acheteurs et vendeurs.
Pourquoi il est important de bien choisir ses Incoterms
Prendre le temps d’apprendre les Incoterms de manière exhaustive aidera votre entreprise dans son ensemble. Les retards de toute nature peuvent coûter cher à toutes les parties, en particulier lorsque les délais et les échéances ne sont pas respectés. Selon le secteur d’activité de votre entreprise, l’utilisation du mauvais Incoterm peut vous faire manquer un cycle de vente ou avoir un impact négatif sur vos délais de fabrication.
Voici un exemple de ce qui pourrait arriver si vous ne maîtrisez pas vos Incoterms. Nous avons un jour expliqué à un client que l’importation de ses marchandises sur une base FOB nous permettrait d’avoir une traçabilité/visibilité complète de sa cargaison à tout moment. Malgré cela, le client a importé ses marchandises sur la base du coût, de l’assurance et du fret (CIF).
En fixant les conditions CIF, le vendeur a organisé la réservation de la cargaison de la Chine au Canada, en la réservant auprès d’un co-chargeur d’origine, mais sans donner les détails de la réservation à l’acheteur. L’acheteur n’avait donc aucune idée de l’endroit où se trouvait la cargaison pendant le transit. Il ignorait également quand la cargaison arriverait.
Quelques semaines plus tard, le client a été informé que ses marchandises étaient arrivées. Mais il ne l’a appris qu’après que l’entrepôt local lui a fait savoir qu’il avait reçu les marchandises et qu’il fallait procéder au dédouanement canadien avant la livraison!
Dans ce cas, l’utilisation d’un Incoterm incorrect a laissé l’acheteur dans l’ignorance totale de l’endroit où se trouvait la cargaison et de la date à laquelle elle pourrait arriver.Cela a eu un impact sur sa capacité à déplacer le produit, ou même à donner des délais précis pour toute autre livraison requise pour les propres clients de l’acheteur. Pire encore, l’acheteur risquait de ne pas être en règle avec les douanes, car il ne disposait d’aucun délai pour préparer les documents douaniers, ce qui lui aurait permis d’être proactif.
Sur le moment, cela peut sembler n’être qu’un détail de plus, mais comme le démontre l’histoire, si vous n’arrivez pas à régler ce détail au moment où il est le plus important, vous risquez de faire dérailler tout le processus.
Comme nous l’avons expliqué ci-dessus et dans le scénario, renforcer votre connaissance des Incoterms vous aide clairement à éviter ce qui suit :
- des retards coûteux
- des dommages
- Problèmes d’assurance
- la fragilisation de la relation acheteur/vendeur du fait de rôles mal définis
En matière d’Incoterms, Cole vous couvre
La logistique est complexe dans le meilleur des cas, pleine de pièces mobiles et de détails. C’est pourquoi la meilleure pratique consiste à s’associer à un transitaire compétent. Outre le fait que notre équipe regorge d’informations, nous aimons les partager. Nous pouvons vous aider à obtenir les outils d’apprentissage dont vous avez besoin, y compris une formation personnalisée sur les Incoterms pour vos unités commerciales.
En outre, voici quelques autres bonnes pratiques pour vous mettre sur la bonne voie en matière d’Incoterms :
- Comprendre les risques et la responsabilité vous êtes capable d’assumer lorsque vous envisagez un Incoterm
- Bénéficiez d’un enseignement approfondi et d’une formation aux Incoterms adaptée à votre entreprise
- Développer vos connaissances de manière autonome en examinant les informations dont nous disposons sur le sujet :
À propos des services d’expédition de fret offerts par Cole International
Chez Cole, nous sommes fiers d’être votre transitaire depuis plus de 60 ans. Le transitaire est le premier à faire face aux problèmes de la chaîne d’approvisionnement internationale que connaît le monde actuellement.Les articles publiés sur notre blogue vous fournissent les dernières nouvelles du secteur du fret afin de vous tenir au courant de l’évolution de la situation et vous donner un aperçu de la complexité des défis auxquels les transitaires sont confrontés en ce moment. Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons simplifier vos expéditions.
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